Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Ai fini delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati, incluso il UK GDPR, il GDPR dell’Unione europea ove applicabile, e il Data Protection Act 2018, il titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente Informativa sulla privacy è DMS Europe Ltd.

Ai sensi dell’articolo 27 del GDPR, DMS Europe Ltd ha designato JC Management SAS quale proprio rappresentante nell’Unione europea. Gli interessati e le autorità di controllo dell’Unione europea possono contattare tale rappresentante per qualsiasi questione relativa ai trattamenti soggetti al GDPR.

2. Ambito della presente Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy si applica ai dati personali trattati in relazione al nostro sito web, ai nostri moduli di contatto e richiesta di preventivo, ai nostri scambi commerciali, ai nostri rapporti con i clienti, alle nostre newsletter, ai nostri servizi di campagne e alle nostre audience opt-in.

Spiega inoltre come trattiamo i dati personali quando inviamo campagne marketing via email o SMS alle nostre audience opt-in per conto di clienti professionali, senza trasferire loro file di contatti.

Informazioni separate sui cookie potranno essere fornite nella nostra Informativa sui cookie, ove applicabile.

3. A chi si applica questa informativa

La presente Informativa sulla privacy si applica ai visitatori del sito web, alle persone che ci contattano, agli iscritti alla newsletter, ai prospect, ai clienti, ai rappresentanti di clienti o agenzie, agli utenti dei nostri servizi e alle persone incluse nelle nostre audience opt-in.

Può inoltre applicarsi ai destinatari delle campagne marketing instradate da noi sulle nostre audience, incluse le persone che ricevono una campagna via email o SMS, cliccano su un link, si disiscrivono, inviano una richiesta STOP SMS o presentano un reclamo.

4. Dati personali che raccogliamo

I dati personali che raccogliamo dipendono dal rapporto che abbiamo con la persona e dal contesto in cui i dati sono trattati.

Per i visitatori del sito web, prospect e persone che ci contattano, possiamo trattare dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo email professionale, numero di telefono, nome dell’azienda, qualifica, Paese, lingua, contenuto del messaggio, servizio richiesto, esigenze di campagna e qualsiasi informazione inviata volontariamente tramite i nostri moduli.

Per clienti, agenzie e contatti professionali, possiamo trattare dati di identità professionale, dati di fatturazione, dettagli degli ordini, parametri di campagna, Paesi selezionati, volumi target, prodotti selezionati, criteri di targeting, informazioni di budget, URL di siti web, URL di landing page, creatività, contenuti commerciali, storico delle comunicazioni, richieste di supporto, documenti contrattuali, fatture, stato dei pagamenti, informazioni dell’account e informazioni sull’utilizzo del servizio.

Per le persone incluse nelle nostre audience opt-in, possiamo trattare, in funzione dei dati disponibili e del relativo consenso, dati di contatto, informazioni demografiche, Paese, area geografica, fascia d’età, genere, categoria socio-professionale, informazioni relative all’abitazione, interessi, preferenze commerciali, interessi immobiliari, interessi automobilistici, storico delle interazioni, storico di esposizione alle campagne, dati di engagement email, stato di consegna SMS, stato di disiscrizione, preferenza di tracciamento delle aperture, stato STOP SMS, informazioni sui reclami, registri del consenso, fonte di registrazione, timestamp, indirizzo IP, contesto del modulo o della registrazione e prova del consenso.

Possiamo inoltre trattare dati tecnici quali indirizzo IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo, sistema operativo, lingua, pagine visualizzate, log, timestamp, eventi di sicurezza e identificatori relativi ai cookie ove applicabile.

5. Come raccogliamo dati personali

Possiamo raccogliere dati personali direttamente dalle persone quando compilano un modulo, ci contattano, richiedono una stima, si iscrivono a una newsletter, interagiscono con il nostro sito web, comunicano con noi o utilizzano i nostri servizi.

Possiamo inoltre raccogliere dati personali attraverso i nostri processi di acquisizione di audience opt-in, moduli di registrazione, moduli di preferenze, meccanismi di consenso, interazioni con le campagne, link di disiscrizione, messaggi STOP SMS, reclami e sistemi tecnici.

Nell’ambito delle campagne dei clienti, i clienti possono fornirci contenuti di campagna, informazioni commerciali, link a landing page, istruzioni di targeting e altri materiali necessari per la preparazione e il routing delle campagne. Tuttavia, il nostro servizio standard non richiede che i clienti ci forniscano i propri database di contatti.

6. Perché utilizziamo dati personali e basi giuridiche

La matrice seguente indica la finalità principale e la base giuridica normalmente utilizzata. La base effettivamente applicabile dipende dal contesto, dal Paese del destinatario e dalle norme sulle comunicazioni elettroniche.

7. Campagne marketing inviate alle nostre audience opt-in

Per le campagne inviate alle nostre audience opt-in, agiamo in qualità di titolare del trattamento per i dati dell’audience e per il routing della campagna. Non vendiamo, noleggiamo né consegniamo file di contatti ai nostri clienti.

I clienti selezionano criteri di targeting, parametri di campagna, canali e volumi, ma il routing tecnico è effettuato da noi o da fornitori tecnici che agiscono secondo le nostre istruzioni.

Possiamo utilizzare dati personali delle nostre audience per selezionare destinatari pertinenti, inviare la campagna, registrare eventi di consegna e interazione, gestire disiscrizioni, trattare richieste STOP SMS, escludere contatti da campagne future e rispondere a reclami o richieste regolamentari.

Le nostre email possono contenere un pixel invisibile e link individualizzati. Questi strumenti ci consentono di misurare la deliverability, le aperture e i clic, valutare le prestazioni delle campagne e, ove previsto e consentito, adattare o attivare comunicazioni successive, incluso un SMS di retargeting dopo un’apertura. Per le nuove raccolte e i nuovi consensi richiediamo il consenso preventivo al tracciamento individuale ove previsto dalla legge applicabile, in particolare nel Regno Unito, in Francia, in Italia e in Spagna. Le misure strettamente necessarie alla trasmissione, alla sicurezza o a una deliverability tecnica limitata sono effettuate senza consenso solo se ricorrono tutte le condizioni dell’esenzione locale.

I consensi già raccolti non sono automaticamente invalidati. Quando un regime transitorio nazionale documentato lo consente, possiamo continuare a tracciare indirizzi storici alle relative condizioni. In Francia, per gli indirizzi raccolti prima del 14 aprile 2026, ciò richiede in particolare che sia stata inviata nei termini ammessi un’informativa conforme con diritto di opposizione e che le condizioni della prospezione non siano cambiate. Questa regola francese non si estende agli altri Paesi; in assenza di una base valida nel Paese interessato, il tracciamento è disattivato o viene richiesto il consenso.

Il link «Disattiva il tracciamento» consente di revocare il consenso o opporsi al tracciamento delle aperture. Cessiamo quindi ogni uso marketing del pixel ed eliminiamo o dissociamo dal profilo le aperture precedenti secondo la base applicabile. Può rimanere solo un segnale separato per una finalità tecnica esente, minimizzato e non usato per profilazione o retargeting. Questa scelta non comporta la disiscrizione, disponibile tramite un link separato.

Segmentazione e profilazione combinano criteri dichiarati o disponibili — per esempio Paese, area, fascia d’età, categoria socio-professionale, interessi, storico di esposizione e interazioni consentite — per assegnare una persona a segmenti e selezionare campagne potenzialmente pertinenti. Non utilizziamo categorie particolari di dati, escludiamo i minori e nessuna decisione esclusivamente automatizzata produce effetti giuridici o analoghi significativi.

Possiamo conservare prove di consenso e relativi registri di conformità per la durata del trattamento interessato e fino a cinque anni dopo la fine di tale trattamento, quando ciò sia necessario per dimostrare la conformità, gestire reclami, difendere diritti in sede legale o rispondere alle autorità competenti.

7A. Prospezione tra professionisti

Possiamo trattare recapiti professionali per inviare contenuti e proposte pertinenti al ruolo di una persona o all’attività della sua organizzazione. Il trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a sviluppare l’attività e comunicare con interlocutori professionali pertinenti, bilanciato con i loro diritti e le loro ragionevoli aspettative.

I dati possono includere email professionale, nome, cognome, ruolo, società, telefono professionale, sito web, Paese, lingua, fonte e storico di invii, disiscrizioni, recapitabilità, aperture e clic. Possono provenire da fonti professionali pubbliche, dalla nostra rete e da fornitori di dati B2B. Verifichiamo in particolare la validità dell’indirizzo prima dell’invio.

Le email possono contenere un pixel e link individualizzati per misurare recapitabilità, aperture e clic, nel rispetto delle regole territoriali e delle condizioni descritte nella sezione 7. I dati usati per una misurazione strettamente tecnica o statistica non attivano azioni di marketing individualizzate; qualsiasi uso per profilazione o retargeting segue la base giuridica applicabile. Filtriamo aperture automatizzate, precaricamenti e scanner noti. Ogni email contiene un link per rifiutare questo monitoraggio senza disiscriversi e un altro per disiscriversi da tutte le newsletter.

Quando i dati non sono ottenuti direttamente dalla persona, forniamo queste informazioni al più tardi nella prima email. I dati di prospezione sono conservati per tre anni dalla raccolta o dall’ultimo contatto attivo, salvo opposizione precedente. Una prova minima di esclusione può poi essere conservata per rispettarla. I diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione possono essere esercitati scrivendo a privacy@dmseurope.com.

8. Landing page dei clienti e raccolta di lead

Le campagne instradate da noi possono indirizzare i destinatari a una landing page, un sito web, un modulo o un ambiente digitale gestito dal cliente o da un terzo selezionato dal cliente.

Il cliente è responsabile del contenuto della campagna, dell’offerta promossa, della landing page, di qualsiasi modulo visualizzato dopo un clic e di qualsiasi dato personale raccolto dalle persone dopo che lasciano il nostro ambiente di campagna.

Quando un destinatario clicca su una campagna e invia informazioni su una pagina o un modulo del cliente, il cliente è responsabile di fornire le informazioni privacy richieste, identificare la base giuridica appropriata, raccogliere eventuali consensi necessari e rispettare i diritti delle persone interessate.

9. Cookie e tecnologie simili

Il nostro sito web può utilizzare cookie o tecnologie simili per far funzionare il sito, proteggere i nostri servizi, ricordare le preferenze degli utenti, misurare l’attività dell’audience o migliorare l’esperienza utente.

Quando cookie o tecnologie simili non sono strettamente necessari, richiederemo il consenso ove previsto dalla legge applicabile. Ulteriori informazioni sui cookie che utilizziamo e sulle scelte disponibili potranno essere fornite nella nostra Informativa sui cookie.

10. Con chi condividiamo dati personali

Possiamo condividere dati personali con fornitori di servizi e partner tecnici quando ciò è necessario per gestire il nostro sito web, gestire richieste, fornire i nostri servizi, effettuare il routing delle campagne, inviare comunicazioni email o SMS, ospitare dati, mantenere la sicurezza, gestire la fatturazione, analizzare le performance o rispettare obblighi legali.

Tali destinatari possono includere provider di hosting, fornitori di routing email e SMS, strumenti CRM e di gestione aziendale, fornitori di analisi e misurazione, fornitori di sicurezza e anti-abuso, fornitori di pagamento e fatturazione, strumenti di supporto, consulenti professionali, revisori, assicuratori e autorità competenti ove richiesto.

Per proteggere la sicurezza della nostra architettura e i nostri interessi commerciali, pubblichiamo categorie di fornitori anziché una mappa tecnica dettagliata: hosting e messaggistica, routing email e SMS, convalida dei contatti, pagamenti e IVA, sicurezza dei moduli, appuntamenti, prospezione B2B e assistenza tramite intelligenza artificiale. L’elenco delle categorie è aggiornato con questa informativa.

Utilizziamo Cloudflare Turnstile su alcuni moduli pubblici per distinguere le interazioni umane legittime dagli utilizzi automatizzati abusivi e proteggere il sito da spam e attacchi. Per questa verifica, Cloudflare può trattare informazioni tecniche quali l’indirizzo IP, le caratteristiche del browser e del dispositivo e i dati di interazione necessari al controllo di sicurezza. Questo trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a proteggere il sito e i relativi moduli. Cloudflare agisce come fornitore di servizi per tale finalità. Ulteriori informazioni sono disponibili nell’ Informativa sulla privacy di Cloudflare e nell’ Addendum sulla privacy di Turnstile.

Non vendiamo né trasferiamo ai clienti i file di contatti delle nostre audience. Quando i fornitori trattano dati personali per nostro conto, richiediamo che li trattino solo secondo istruzioni appropriate e con adeguate misure di riservatezza e sicurezza.

10A. Creazione di campagne assistita dall’intelligenza artificiale

Offriamo una funzionalità facoltativa che consente di preparare una bozza di campagna mediante un sistema di intelligenza artificiale generativa. Il sistema può analizzare le istruzioni e le risposte dell’utente, i parametri della campagna, il brand, l’offerta, il tono, i Paesi e i canali selezionati, gli URL forniti, brevi estratti delle pagine corrispondenti e i riferimenti e le etichette associati agli elementi visivi importati. Genera quindi proposte di targeting, pianificazione e contenuti email o SMS.

Trattiamo tali informazioni per fornire il servizio richiesto, adottare misure precontrattuali ed eseguire il contratto e, ove pertinente, per il nostro legittimo interesse a migliorare l’efficienza, la sicurezza e la qualità dei nostri strumenti. Attualmente utilizziamo l’API di OpenAI, che agisce in qualità di fornitore del trattamento. I dati inviati tramite l’API non sono utilizzati per impostazione predefinita per addestrare i modelli di OpenAI. Tutte le nostre integrazioni con la Responses API inviano attualmente store=false, compreso l’assistente per la creazione delle campagne; questa impostazione non elimina le nostre bozze né lo storico necessario al funzionamento della piattaforma. OpenAI può tuttavia conservare i registri di monitoraggio degli abusi per un massimo di trenta giorni, salvo un obbligo di legge o un controllo di conservazione applicabile più breve. Maggiori informazioni sono disponibili nella documentazione OpenAI sull’utilizzo dei dati dell’API.

Nei nostri sistemi, il prompt, il brief, le risposte generate e i relativi dati diagnostici sono conservati per trenta giorni e quindi eliminati. I contenuti che l’utente sceglie di integrare in una campagna vengono successivamente conservati con la relativa pratica per i periodi a essa applicabili. Gli eventuali trasferimenti internazionali sono tutelati come descritto nella sezione 11.

Non inviamo intenzionalmente al modello dati personali provenienti dalle nostre audience o dai destinatari delle campagne. L’utente non deve includere nelle istruzioni, negli URL o negli elementi visivi dati personali di terzi, categorie particolari di dati o dati sensibili, dati di audience, credenziali di accesso o informazioni riservate che non siano strettamente necessari e che non sia autorizzato a farci trattare.

L’IA non decide quali singoli contatti riceveranno una campagna, non avvia alcun pagamento o invio e non adotta decisioni che producano effetti giuridici o analogamente significativi su una persona. I risultati sono proposte che l’utente deve verificare, modificare ove necessario e approvare espressamente prima di qualsiasi diffusione.

10B. Assistente pubblico basato sulle FAQ

L’assistente disponibile sulle pagine pubbliche utilizza l’API di OpenAI per rispondere a partire dalle nostre FAQ. Per generare la risposta vengono inviati la domanda, la lingua e il contesto della pagina, una cronologia recente fornita dal browser e una selezione di estratti pertinenti delle FAQ. L’utente non deve inserire dati personali, sensibili o riservati.

DMS Europe non conserva nei propri sistemi il contenuto delle domande e delle risposte di questo assistente e non lo utilizza per migliorare il sistema. La cronologia rimane esclusivamente nello storage di sessione del browser e scompare al termine della sessione. L’archiviazione remota dello stato applicativo delle risposte è disattivata presso OpenAI. Le condizioni di trattamento e gli eventuali registri di monitoraggio degli abusi di OpenAI descritti nella sezione 10A restano applicabili. Il periodo di trenta giorni indicato per i nostri sistemi nella sezione 10A riguarda esclusivamente la creazione di campagne, non questo assistente.

11. Trasferimenti internazionali

I dati personali possono essere trattati nel Regno Unito, nello Spazio Economico Europeo e in altri Paesi in cui noi o i nostri fornitori di servizi operiamo.

Quando i dati personali sono trasferiti fuori dal Regno Unito, dallo Spazio Economico Europeo o dal Paese di residenza della persona interessata, ci assicuriamo che sia presente un meccanismo di trasferimento appropriato ove richiesto.

Tali meccanismi possono includere regolamenti o decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, il UK International Data Transfer Agreement o Addendum, o un’altra garanzia lecita riconosciuta dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

12. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, incluso fornire i nostri servizi, gestire la nostra attività, rispettare obblighi legali, risolvere controversie e dimostrare la conformità.

Le richieste di contatto e i dati dei prospect possono generalmente essere conservati fino a tre anni dopo l’ultima interazione significativa, salvo che un periodo più lungo sia giustificato da un rapporto in corso, un requisito legale o una controversia.

I registri relativi a clienti, contratti, fatturazione e contabilità possono essere conservati per la durata del rapporto commerciale e fino a undici anni dall’emissione del documento, così da coprire dieci anni dalla chiusura dell’esercizio interessato, o per qualsiasi periodo più lungo richiesto dalla legge applicabile.

I log tecnici sono generalmente conservati per un periodo limitato, di norma tra sei e dodici mesi, salvo che una conservazione più lunga sia necessaria per sicurezza, prevenzione delle frodi, indagini o finalità legali.

I backup dell’hosting e dei database sono gestiti secondo un ciclo continuo che non supera i trenta giorni.

I registri di disiscrizione, opposizione e STOP SMS possono essere conservati per tutto il tempo necessario a garantire che la persona non venga nuovamente contattata in violazione della sua richiesta.

Le prove del consenso e i relativi registri di conformità possono essere conservati per la durata del trattamento interessato e fino a cinque anni dopo la fine di tale trattamento, quando necessario per dimostrare la conformità, gestire reclami o difendere diritti in sede legale.

13. I tuoi diritti

A seconda della legge applicabile e delle circostanze, le persone possono avere il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali, chiedere la rettifica di dati inesatti, richiedere la cancellazione, richiedere la limitazione del trattamento, opporsi al trattamento, richiedere la portabilità dei dati o revocare il consenso quando il trattamento si basa sul consenso.

Tali diritti non sono assoluti e possono essere soggetti a condizioni, limitazioni o eccezioni previste dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Ad esempio, potremmo dover conservare alcune informazioni per rispettare obblighi legali, mantenere liste di soppressione, dimostrare il consenso o difendere diritti in sede legale.

Per esercitare un diritto in materia di privacy, le persone possono contattarci all’indirizzo privacy@dmseurope.com. Potremmo dover verificare l’identità della persona che presenta la richiesta prima di rispondere.

14. Disiscrizioni, preferenze di tracciamento e richieste STOP SMS

Le persone che ricevono una campagna email instradata da noi possono utilizzare il link di disiscrizione incluso nel messaggio, ove disponibile, oppure contattarci per richiedere la rimozione da future campagne marketing.

Le persone possono inoltre utilizzare il link «Disattiva il tracciamento» per opporsi all’uso marketing delle aperture future senza disiscriversi. Il segnale strettamente tecnico necessario a misurare la deliverability può essere conservato; i clic continuano a essere misurati. Questa preferenza viene registrata affinché sia rispettata nel tempo.

Le persone che ricevono una campagna SMS possono seguire le istruzioni STOP fornite nel messaggio, ove disponibili. Trattiamo le richieste STOP SMS e applichiamo misure di soppressione per impedire futuri messaggi marketing ove richiesto.

I registri di soppressione sono mantenuti per garantire che le richieste di disiscrizione, opposizione e STOP siano rispettate nel tempo.

15. Sicurezza

Implementiamo misure tecniche e organizzative appropriate progettate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, trattamenti illeciti, perdita accidentale, distruzione o danno.

Tali misure possono includere controlli di accesso, obblighi di riservatezza, hosting sicuro, cifratura o pseudonimizzazione ove appropriato, monitoraggio, backup, due diligence sui fornitori e procedure interne volte a ridurre i rischi per la privacy e la sicurezza.

Nessun sistema può essere garantito come completamente sicuro. Tuttavia, lavoriamo per mantenere un livello di sicurezza adeguato alla natura dei dati personali trattati e ai rischi coinvolti.

16. Reclami

Le persone possono contattarci all’indirizzo privacy@dmseurope.com se hanno domande o dubbi su come trattiamo i dati personali.

Le persone hanno inoltre il diritto di presentare un reclamo presso l’Information Commissioner’s Office del Regno Unito, o presso la propria autorità locale per la protezione dei dati ove applicabile.

Invitiamo le persone a contattarci prima, in modo da poter esaminare e affrontare il problema ove possibile.

17. Lingua di riferimento

La presente Informativa sulla privacy può essere resa disponibile in più lingue per facilitarne la comprensione da parte di persone situate in Paesi diversi.

In caso di divergenza, contraddizione o difficoltà di interpretazione tra le diverse versioni linguistiche della presente Informativa sulla privacy, prevale la versione inglese.

18. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy di volta in volta per riflettere modifiche ai nostri servizi, alle nostre attività di trattamento, ai requisiti legali o alle pratiche operative.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina. Quando le modifiche sono sostanziali, potremo adottare misure aggiuntive per informare le persone interessate ove richiesto dalla legge applicabile.