Informativa sulla privacy
La presente Informativa sulla privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e proteggiamo i dati personali in relazione al nostro sito web, ai nostri rapporti commerciali e ai nostri servizi di campagne marketing via email e SMS.
Versione in vigore dal 3 novembre 2026.
1. Chi siamo
Ai fini delle leggi applicabili sulla protezione dei dati, incluso il UK GDPR, il GDPR dell’Unione europea ove applicabile e il Data Protection Act 2018, DMS Europe Ltd è titolare dei dati descritti in questa informativa, salvo le eccezioni indicate nelle altre sezioni.
Ai sensi dell’articolo 27 del GDPR dell’Unione europea, DMS Europe Ltd ha designato JC Management SAS quale proprio rappresentante nell’Unione europea. Gli interessati e le autorità di controllo dell’Unione europea possono contattare tale rappresentante per qualsiasi questione relativa ai trattamenti soggetti al GDPR dell’Unione europea.
2. Ambito della presente Informativa sulla privacy
La presente Informativa sulla privacy si applica ai dati personali trattati in relazione al nostro sito web, ai nostri moduli di contatto e richiesta di preventivo, ai nostri scambi commerciali, ai nostri rapporti con i clienti, alle nostre newsletter, ai nostri servizi di campagne e alle nostre audience opt-in.
Spiega inoltre come trattiamo i dati personali quando inviamo campagne marketing via email o SMS alle nostre audience opt-in per conto di clienti professionali, senza trasferire loro file di contatti.
Informazioni separate sui cookie potranno essere fornite nella nostra Informativa sui cookie, ove applicabile.
3. A chi si applica questa informativa
La presente Informativa sulla privacy si applica ai visitatori del sito web, alle persone che ci contattano, agli iscritti alla newsletter, ai prospect, ai clienti, ai rappresentanti di clienti o agenzie, agli utenti dei nostri servizi e alle persone incluse nelle nostre audience opt-in.
Può inoltre applicarsi ai destinatari delle campagne marketing instradate da noi sulle nostre audience, incluse le persone che ricevono una campagna via email o SMS, cliccano su un link, si disiscrivono, inviano una richiesta STOP SMS o presentano un reclamo.
4. Dati personali che raccogliamo
I dati personali che raccogliamo dipendono dal rapporto che abbiamo con la persona e dal contesto in cui i dati sono trattati.
Per i visitatori del sito web, prospect e persone che ci contattano, possiamo trattare dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo email professionale, numero di telefono, nome dell’azienda, qualifica, Paese, lingua, contenuto del messaggio, servizio richiesto, esigenze di campagna e qualsiasi informazione inviata volontariamente tramite i nostri moduli.
Per clienti, agenzie e contatti professionali, possiamo trattare dati di identità professionale, dati di fatturazione, dettagli degli ordini, parametri di campagna, Paesi selezionati, volumi target, prodotti selezionati, criteri di targeting, informazioni di budget, URL di siti web, URL di landing page, creatività, contenuti commerciali, storico delle comunicazioni, richieste di supporto, documenti contrattuali, fatture, stato dei pagamenti, informazioni dell’account e informazioni sull’utilizzo del servizio.
Per le persone incluse nelle nostre audience opt-in, possiamo trattare, in funzione dei dati disponibili e del relativo consenso, dati di contatto, informazioni demografiche, Paese, area geografica, fascia d’età, genere, categoria socio-professionale, informazioni relative all’abitazione, interessi, preferenze commerciali, interessi immobiliari, interessi automobilistici, storico delle interazioni, storico di esposizione alle campagne, dati di engagement email, stato di consegna SMS, stato di disiscrizione, preferenza di tracciamento delle aperture, stato STOP SMS, informazioni sui reclami, registri del consenso, fonte di registrazione, timestamp, indirizzo IP, contesto del modulo o della registrazione e prova del consenso.
Possiamo inoltre trattare dati tecnici quali indirizzo IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo, sistema operativo, lingua, pagine visualizzate, log, timestamp, eventi di sicurezza e identificatori relativi ai cookie ove applicabile.
Quando una persona raggiunge il nostro sito dopo aver cliccato su un annuncio Google Ads, possiamo trattare l’identificatore di clic aggiunto all’URL, come GCLID, WBRAID o GBRAID. Se invia una richiesta o crea un account durante la stessa sessione, associamo l’identificatore esclusivamente a tale conversione. Non vi associamo i recapiti inseriti nel modulo, l’indirizzo IP o la cronologia di navigazione.
5. Come raccogliamo dati personali
Possiamo raccogliere dati personali direttamente dalle persone quando compilano un modulo, ci contattano, richiedono una stima, si iscrivono a una newsletter, interagiscono con il nostro sito web, comunicano con noi o utilizzano i nostri servizi.
Possiamo inoltre raccogliere dati personali attraverso i nostri processi di acquisizione di audience opt-in, moduli di registrazione, moduli di preferenze, meccanismi di consenso, interazioni con le campagne, link di disiscrizione, messaggi STOP SMS, reclami e sistemi tecnici.
Possiamo inoltre acquistare dati personali da partner stabiliti nell’Unione europea o in altri Paesi. Tali acquisti sono disciplinati dalle norme applicabili in materia di protezione dei dati, tra cui il UK GDPR, il GDPR dell’Unione europea e, ove applicabili, le decisioni di adeguatezza, le clausole contrattuali standard o un altro meccanismo di trasferimento riconosciuto. Regoliamo tali acquisti mediante contratto e richiediamo al partner garanzie sulla liceità della raccolta, sulla provenienza dei dati, sulle informazioni fornite agli interessati e sui diritti di utilizzo concessi.
Nell’ambito delle campagne dei clienti, i clienti possono fornirci contenuti di campagna, informazioni commerciali, link a landing page, istruzioni di targeting e altri materiali necessari per la preparazione e il routing delle campagne. Tuttavia, il nostro servizio standard non richiede che i clienti ci forniscano i propri database di contatti.
I clienti possono tuttavia creare liste di esclusione riutilizzabili contenenti esclusivamente hash di email o telefoni secondo la sezione 7B. Non accettiamo recapiti in chiaro in queste liste.
6. Perché utilizziamo dati personali e basi giuridiche
La matrice seguente indica la finalità principale e la base giuridica normalmente utilizzata. La base effettivamente applicabile dipende dal contesto, dal Paese del destinatario e dalle norme sulle comunicazioni elettroniche.
7. Campagne marketing inviate alle nostre audience opt-in
Per le campagne inviate alle nostre audience opt-in, agiamo in qualità di titolare del trattamento per i dati dell’audience e per il routing della campagna. Non vendiamo, noleggiamo né consegniamo file di contatti ai nostri clienti.
I clienti selezionano criteri di targeting, parametri di campagna, canali e volumi, ma il routing tecnico è effettuato da noi o da fornitori tecnici che agiscono secondo le nostre istruzioni.
Possiamo utilizzare dati personali delle nostre audience per selezionare destinatari pertinenti, inviare la campagna, registrare eventi di consegna e interazione, gestire disiscrizioni, trattare richieste STOP SMS, escludere contatti da campagne future e rispondere a reclami o richieste regolamentari.
Le nostre email possono contenere un pixel invisibile e link individualizzati. Questi strumenti ci consentono di misurare la deliverability, le aperture e i clic, valutare le prestazioni delle campagne e, ove previsto e consentito, adattare o attivare comunicazioni successive, incluso un SMS di retargeting dopo un’apertura. Per le nuove raccolte e i nuovi consensi richiediamo il consenso preventivo al tracciamento individuale ove previsto dalla legge applicabile, in particolare nel Regno Unito, in Francia, in Italia e in Spagna. Le misure strettamente necessarie alla trasmissione, alla sicurezza o a una deliverability tecnica limitata sono effettuate senza consenso solo se ricorrono tutte le condizioni dell’esenzione locale.
I consensi già raccolti non sono automaticamente invalidati. Quando un regime transitorio nazionale documentato lo consente, possiamo continuare a tracciare indirizzi storici alle relative condizioni. In Francia, per gli indirizzi raccolti prima del 14 aprile 2026, ciò richiede in particolare che sia stata inviata nei termini ammessi un’informativa conforme con diritto di opposizione e che le condizioni della prospezione non siano cambiate. Questa regola francese non si estende agli altri Paesi; in assenza di una base valida nel Paese interessato, il tracciamento è disattivato o viene richiesto il consenso.
Il link «Disattiva il tracciamento» consente di revocare il consenso o opporsi al tracciamento delle aperture. Cessiamo quindi ogni uso marketing del pixel ed eliminiamo o dissociamo dal profilo le aperture precedenti secondo la base applicabile. Può rimanere solo un segnale separato per una finalità tecnica esente, minimizzato e non usato per profilazione o retargeting. Questa scelta non comporta la disiscrizione, disponibile tramite un link separato.
Segmentazione e profilazione combinano criteri dichiarati o disponibili — per esempio Paese, area, fascia d’età, categoria socio-professionale, interessi, storico di esposizione e interazioni consentite — per assegnare una persona a segmenti e selezionare campagne potenzialmente pertinenti. Non utilizziamo categorie particolari di dati, escludiamo i minori e nessuna decisione esclusivamente automatizzata produce effetti giuridici o analoghi significativi.
Possiamo conservare prove di consenso e relativi registri di conformità per la durata del trattamento interessato e fino a cinque anni dopo la fine di tale trattamento, quando ciò sia necessario per dimostrare la conformità, gestire reclami, difendere diritti in sede legale o rispondere alle autorità competenti.
7A. Prospezione tra professionisti
Utilizziamo il nostro strumento interno di gestione dei potenziali clienti (PRM) e, separatamente, Apollo.io per la nostra attività di prospezione tra professionisti. DMS Europe è titolare di questi trattamenti. Inviamo proposte pertinenti al ruolo della persona o all’attività della sua organizzazione, sulla base del nostro legittimo interesse a sviluppare l’attività, bilanciato con i suoi diritti e le sue ragionevoli aspettative. Restano applicabili le norme nazionali sulla prospezione; dobbiamo ottenere il consenso preventivo quando lo richiedono.
7A.1. Gestione dei potenziali clienti e prospezione tramite il nostro PRM
Dati e provenienza. I nostri team inseriscono informazioni nel PRM o le importano tramite file CSV. A seconda delle informazioni ottenute durante gli scambi o da fonti professionali pubbliche, dalla nostra rete o da fornitori di dati B2B, il fascicolo può contenere: identità e recapiti professionali, azienda, funzione e ruolo decisionale, paese, lingua, provenienza registrata, data di raccolta, esigenze, note di qualificazione, resoconti di chiamate o incontri, progetti, importi e proposte commerciali, documenti e cronologia dei messaggi. Note e documenti devono limitarsi alle informazioni professionali pertinenti al rapporto.
Gestione commerciale e solleciti. Utilizziamo questi dati per qualificare le richieste, assegnare i fascicoli ai commerciali, organizzare le attività, preparare le proposte e seguire le opportunità. Le persone autorizzate preparano modelli e sequenze di sollecito; il sistema invia poi i messaggi nelle date e secondo gli intervalli, gli orari e i limiti configurati. Questa automazione non adotta decisioni che producano effetti giuridici o analogamente significativi sulla persona.
Email e risposte. Le email del PRM sono inviate da un dominio dedicato alla prospezione di DMS Europe. Non contengono pixel di monitoraggio delle aperture né strumenti di monitoraggio individuale dei clic. Registriamo messaggi, date e stati di invio, mancati recapiti e opposizioni. Le risposte ricevute agli indirizzi di prospezione vengono inoltrate alle caselle professionali dei commerciali. Il PRM recupera i messaggi che può associare a un contatto o a un invio e interrompe i solleciti automatizzati corrispondenti quando riconosce una risposta. Gli scambi proseguiti dalla casella professionale possono essere annotati manualmente nel fascicolo.
Accesso e opposizione. Commerciali, responsabili e amministratori autorizzati accedono ai fascicoli secondo i propri permessi. I fornitori necessari per hosting e posta elettronica intervengono alle condizioni delle sezioni 10 e 11. I documenti del PRM vengono scaricati previa verifica dei diritti di accesso. Ogni email di prospezione del PRM contiene un link per confermare l’opposizione senza creare un account; è inoltre possibile rispondere al commerciale o utilizzare il nostro modulo per l’esercizio dei diritti. Un’opposizione registrata nel PRM interrompe le sequenze del contatto e annulla i messaggi in attesa; vengono conservate informazioni minime per evitare ulteriori invii a quell’indirizzo.
Periodo di utilizzo e conversione in cliente. Il PRM blocca nuove email di prospezione a un contatto tre anni dopo la data di raccolta registrata o il suo ultimo contatto attivo registrato, se successivo. Un’email inviata dai nostri team o una semplice modifica amministrativa non fa ripartire il periodo. Archiviare un fascicolo non significa cancellarlo. Quando un potenziale cliente diventa cliente, le informazioni necessarie possono essere copiate nell’account cliente e il fascicolo commerciale rimane collegato a esso; le sequenze e le email in attesa dell’azienda vengono interrotte. La conversione non iscrive automaticamente il contatto a una newsletter. I periodi di conservazione e le eccezioni sono indicati nella sezione 12 e riguardano anche gli scambi conservati nelle caselle di posta.
7A.2. Prospezione tramite Apollo.io
Utilizziamo inoltre Apollo.io per cercare e organizzare contatti professionali e gestire i primi contatti e i solleciti commerciali. I dati possono provenire da fonti professionali pubbliche, dalla nostra rete e da fornitori di dati B2B, tra cui Apollo.io. Possono comprendere nome, cognome, email e telefono professionali, funzione, azienda, sito web, paese, lingua, provenienza e cronologia di scambi, invii, risposte, mancati recapiti e opposizioni. Apollo.io e i fornitori di posta elettronica interessati intervengono secondo il proprio ruolo; le sezioni 10 e 11 si applicano ai destinatari e agli eventuali trasferimenti internazionali.
Nella nostra attuale configurazione di Apollo.io, il monitoraggio delle aperture tramite pixel e il monitoraggio individuale dei clic sono disattivati. Il monitoraggio delle risposte e degli eventi necessari alla gestione degli scambi e della recapitabilità rimane distinto da tali strumenti. È possibile opporsi alle comunicazioni rispondendo al commerciale, utilizzando il meccanismo di disiscrizione proposto nei messaggi o il nostro modulo per l’esercizio dei diritti. I dati di prospezione sono conservati per tre anni dalla raccolta o dall’ultimo contatto attivo della persona, fatti salvi i periodi e le eccezioni della sezione 12. Gli eventuali dati di monitoraggio raccolti prima della disattivazione restano soggetti ai periodi applicabili; disattivare il monitoraggio non cancella, di per sé, i dati precedenti.
Per entrambi i circuiti, quando i dati non sono ottenuti direttamente dalla persona, l’informativa deve essere fornita quanto prima, al più tardi al primo contatto e, in ogni caso, entro un mese dalla raccolta, salvo un’eccezione di legge applicabile. Deve indicare, in particolare, le categorie e la provenienza dei dati. È possibile esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione tramite il nostro modulo per l’esercizio dei diritti. Le regole di monitoraggio delle campagne sulle nostre audience e delle newsletter descritte nelle altre sezioni non descrivono le email di prospezione senza monitoraggio qui presentate.
7B. Liste di esclusione fornite dai clienti
I clienti possono creare, denominare, modificare ed eliminare liste di esclusione email o telefono nell’area clienti, tramite un amministratore autorizzato o mediante API. Possono selezionarle per il conteggio di un’audience, un’audience salvata e la creazione manuale o assistita da IA di una campagna. Gli interessati sono i contatti del cliente che desidera escludere, presenti o meno nelle nostre audience.
Riceviamo solo hash esadecimali senza salt: 32 caratteri per MD5 o 64 per SHA256, con rilevamento automatico dell’algoritmo. Prima dell’hashing, il cliente deve rimuovere gli spazi iniziali e finali dalle email e convertirle in minuscolo; i telefoni devono essere in formato E.164 con il segno +. Questi hash restano dati personali pseudonimizzati, non anonimi. Il cliente risponde della normalizzazione, della provenienza lecita, dell’informazione agli interessati e della base giuridica delle sue istruzioni. Il formato dell’hash non dimostra la corretta normalizzazione del numero originario. I valori non validi sono ignorati e indicati nel riepilogo del trattamento.
Per le liste di esclusione fornite dai clienti, agiamo come responsabile del trattamento su loro istruzione; il cliente rimane titolare del trattamento. Le trattiamo per suo conto su istruzioni documentate, ai sensi dell’articolo 28 del GDPR o UK GDPR applicabile e della sezione 5A del nostro Accordo sulla protezione dei dati. L’unica finalità è confrontare gli hash con i recapiti normalizzati delle nostre audience per escludere l’intero contatto se coincide un’email o un telefono, nel conteggio e nella selezione effettiva dei destinatari. Non le usiamo per fare marketing ai contatti del cliente né per arricchire le nostre audience. I nostri ruoli sui dati delle nostre audience restano quelli descritti sopra.
Gli hash sono conservati in tabelle SQL dedicate, con accesso limitato al cliente interessato e al personale autorizzato. I CSV sono file temporanei eliminati dopo il trattamento; i trasferimenti incompleti vengono ripuliti. Hash e contenuto dei file non sono inviati a modelli di IA né copiati nei log applicativi. L’assistente può utilizzare solo riferimenti e metadati necessari per selezionare una lista.
Una lista riutilizzabile è conservata per dodici mesi dall’importazione iniziale o dall’ultimo aggiornamento del contenuto (sostituzione, aggiunta o rimozione di hash). Rinominarla, consultarla, conteggiarla o usarla non sposta la data di scadenza visualizzata. Una campagna programmata fissa la versione utilizzata; le modifiche successive non ne cambiano le esclusioni. Una versione ancora necessaria a una campagna programmata è conservata fino a trenta giorni dalla chiusura o cancellazione dell’ultima campagna interessata. I riferimenti delle bozze sono rilasciati dopo trenta giorni di inattività senza ridurre i dodici mesi della lista riutilizzabile.
La scadenza o la richiesta di eliminazione rende la lista indisponibile per nuovi utilizzi. Un’audience salvata che la richiama richiede di sostituirla o rimuovere espressamente l’esclusione prima del riutilizzo. Hash e versioni eliminabili sono cancellati progressivamente da un’attività giornaliera per lotti. Le versioni protette per campagne programmate vengono eliminate solo al termine del periodo sopra indicato. Sono eliminate anche le vecchie versioni non più necessarie.
Dopo l’effettiva eliminazione della lista e delle versioni conservate dall’archivio attivo, il titolare dell’account cliente riceve un’email nella propria lingua attraverso il profilo di notifica della piattaforma. Indica lista, data e motivo, senza hash. Un mancato recapito non ritarda la cancellazione: rimangono in attesa solo i metadati necessari per ritentare la notifica. I backup residui sono isolati dall’uso ordinario e scadono secondo il ciclo massimo di trenta giorni della sezione 12; un ripristino deve riapplicare le cancellazioni.
Il cliente è il primo interlocutore per i diritti relativi alle sue liste. Se una persona ci contatta, inoltriamo la richiesta al cliente interessato e lo assistiamo, previa verifica degli elementi necessari, senza comunicare dati di altri clienti né rivelare i contatti delle nostre audience.
8. Landing page dei clienti e raccolta di lead
Le campagne instradate da noi possono indirizzare i destinatari a una landing page, un sito web, un modulo o un ambiente digitale gestito dal cliente o da un terzo selezionato dal cliente.
Il cliente è responsabile del contenuto della campagna, dell’offerta promossa, della landing page, di qualsiasi modulo visualizzato dopo un clic e di qualsiasi dato personale raccolto dalle persone dopo che lasciano il nostro ambiente di campagna.
Quando un destinatario clicca su una campagna e invia informazioni su una pagina o un modulo del cliente, il cliente è responsabile di fornire le informazioni privacy richieste, identificare la base giuridica appropriata, raccogliere eventuali consensi necessari e rispettare i diritti delle persone interessate.
10. Con chi condividiamo dati personali
Possiamo condividere dati personali con fornitori di servizi e partner tecnici quando ciò è necessario per gestire il nostro sito web, gestire richieste, fornire i nostri servizi, effettuare il routing delle campagne, inviare comunicazioni email o SMS, ospitare dati, mantenere la sicurezza, gestire la fatturazione, analizzare le performance o rispettare obblighi legali.
Tali destinatari possono includere provider di hosting, fornitori di routing email e SMS, strumenti CRM e di gestione aziendale, fornitori di analisi e misurazione, fornitori di sicurezza e anti-abuso, fornitori di pagamento e fatturazione, strumenti di supporto, consulenti professionali, revisori, assicuratori e autorità competenti ove richiesto.
Per proteggere la sicurezza della nostra architettura e i nostri interessi commerciali, pubblichiamo categorie di fornitori anziché una mappa tecnica dettagliata: hosting e messaggistica, routing email e SMS, convalida dei contatti, pagamenti e IVA, sicurezza dei moduli, appuntamenti, prospezione B2B e assistenza tramite intelligenza artificiale. L’elenco delle categorie è aggiornato con questa informativa.
Utilizziamo Cloudflare Turnstile su alcuni moduli pubblici per distinguere le interazioni umane legittime dagli utilizzi automatizzati abusivi e proteggere il sito da spam e attacchi. Per questa verifica, Cloudflare può trattare informazioni tecniche quali l’indirizzo IP, le caratteristiche del browser e del dispositivo e i dati di interazione necessari al controllo di sicurezza. Questo trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a proteggere il sito e i relativi moduli. Cloudflare agisce come fornitore di servizi per tale finalità. Ulteriori informazioni sono disponibili nell’ Informativa sulla privacy di Cloudflare e nell’ Addendum sulla privacy di Turnstile.
Utilizziamo Stripe e le entità pertinenti del gruppo Stripe per fornire pagamenti online sicuri, autenticazione dei pagamenti e prevenzione delle frodi. Quando viene aperta una funzionalità di pagamento, Stripe.js può trattare informazioni di pagamento e di transazione, indirizzo IP, dati relativi al browser e al dispositivo, cookie o identificatori simili e segnali di interazione utilizzati per rilevare le frodi. I dati della carta inseriti nei campi ospitati da Stripe vengono trasmessi direttamente a Stripe e non sono memorizzati sui nostri server. Tale trattamento è necessario per eseguire il contratto, adempiere agli obblighi finanziari e perseguire il nostro legittimo interesse a prevenire le frodi e proteggere i pagamenti. A seconda del trattamento interessato, Stripe può agire come nostro responsabile del trattamento o come titolare autonomo. Maggiori informazioni sono disponibili nell’ Informativa sulla privacy di Stripe.
Utilizziamo l’API Google Ads Data Manager per attribuire a un annuncio le richieste e le creazioni di account effettuate durante la sessione corrispondente. Google Ireland Limited riceve soltanto l’identificatore di clic, il tipo e l’ora della conversione e un identificatore di transazione casuale. Non utilizziamo questo trattamento per creare nostre audience di retargeting. Le persone possono opporsi tramite il link Esercita i tuoi diritti.
Utilizziamo l’API di OpenAI come servizio di assistenza tramite
intelligenza artificiale per gli usi descritti nelle sezioni 10A,
10B e 10C. A seconda del trattamento interessato, OpenAI agisce come
nostro responsabile del trattamento. I dati inviati tramite l’API
non sono utilizzati per impostazione predefinita per addestrare i
suoi modelli. Tutte le nostre integrazioni con la Responses API
inviano attualmente store=false, disattivando
l’archiviazione applicativa delle risposte presso OpenAI senza
eliminare i dati che conserviamo nei nostri sistemi secondo i
periodi applicabili. OpenAI può tuttavia conservare registri di
monitoraggio degli abusi, generalmente fino a trenta giorni, salvo
obblighi di legge, necessità di proteggere il servizio o terzi, o
l’applicazione di un controllo di conservazione più breve. Maggiori
informazioni sono disponibili nella
documentazione OpenAI sull’utilizzo dei dati dell’API.
Non vendiamo né trasferiamo ai clienti i file di contatti delle nostre audience. Quando i fornitori trattano dati personali per nostro conto, richiediamo che li trattino solo secondo istruzioni appropriate e con adeguate misure di riservatezza e sicurezza.
10A. Creazione di campagne assistita dall’intelligenza artificiale
Offriamo una funzionalità facoltativa che consente di preparare una bozza di campagna mediante un sistema di intelligenza artificiale generativa. Il sistema può analizzare le istruzioni e le risposte dell’utente, i parametri della campagna, il brand, l’offerta, il tono, i Paesi e i canali selezionati, gli URL forniti, brevi estratti delle pagine corrispondenti e i riferimenti e le etichette associati agli elementi visivi importati. Genera quindi proposte di targeting, pianificazione e contenuti email o SMS.
Trattiamo tali informazioni per fornire il servizio richiesto, adottare misure precontrattuali ed eseguire il contratto e, ove pertinente, per il nostro legittimo interesse a migliorare l’efficienza, la sicurezza e la qualità dei nostri strumenti. Le informazioni necessarie vengono trasmesse all’API di OpenAI alle condizioni descritte nella sezione 10.
Nei nostri sistemi, il prompt, il brief, le risposte generate e i relativi dati diagnostici sono conservati per trenta giorni e quindi eliminati. I contenuti che l’utente sceglie di integrare in una campagna vengono successivamente conservati con la relativa pratica per i periodi a essa applicabili. Gli eventuali trasferimenti internazionali sono tutelati come descritto nella sezione 11.
Non inviamo intenzionalmente al modello dati personali provenienti dalle nostre audience o dai destinatari delle campagne. L’utente non deve includere nelle istruzioni, negli URL o negli elementi visivi dati personali di terzi, categorie particolari di dati o dati sensibili, dati di audience, credenziali di accesso o informazioni riservate che non siano strettamente necessari e che non sia autorizzato a farci trattare.
L’IA non decide quali singoli contatti riceveranno una campagna, non avvia alcun pagamento o invio e non adotta decisioni che producano effetti giuridici o analogamente significativi su una persona. I risultati sono proposte che l’utente deve verificare, modificare ove necessario e approvare espressamente prima di qualsiasi diffusione.
10B. Assistente pubblico basato sulle FAQ
L’assistente disponibile sulle pagine pubbliche utilizza l’API di OpenAI per rispondere a partire dalle nostre FAQ. Per generare la risposta vengono inviati la domanda, la lingua e il contesto della pagina, una cronologia recente fornita dal browser e una selezione di estratti pertinenti delle FAQ. L’utente non deve inserire dati personali, sensibili o riservati.
DMS Europe non conserva nei propri sistemi il contenuto delle domande e delle risposte di questo assistente e non lo utilizza per migliorare il sistema. La cronologia rimane esclusivamente nello storage di sessione del browser e scompare al termine della sessione. L’archiviazione remota dello stato applicativo delle risposte è disattivata presso OpenAI. Le condizioni di trattamento e gli eventuali registri di monitoraggio degli abusi di OpenAI descritti nella sezione 10 restano applicabili. Il periodo di trenta giorni indicato per i nostri sistemi nella sezione 10A riguarda esclusivamente la creazione di campagne, non questo assistente.
10C. Assistenza IA per la gestione dei nostri servizi
Utilizziamo strumenti di assistenza basati sull’intelligenza artificiale per facilitare il trattamento e la comprensione dei contenuti necessari alla gestione dei nostri servizi, anche in un contesto multilingue. Questi contenuti possono comprendere dati personali appartenenti alle categorie descritte nella sezione 4.
Questo trattamento si fonda sul nostro legittimo interesse a una gestione interna efficiente e a un servizio coerente nelle diverse lingue, nel rispetto dei diritti, delle libertà e delle ragionevoli aspettative degli interessati.
I contenuti necessari a questa assistenza vengono trasmessi all’API di OpenAI alle condizioni descritte nella sezione 10. Gli eventuali trasferimenti internazionali sono disciplinati dalla sezione 11.
Le versioni generate conservate nei nostri strumenti sono accessibili alle persone autorizzate e seguono le regole di conservazione della sezione 12. Questa assistenza non adotta decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi su una persona. Si applicano i diritti descritti nella sezione 13, compreso il diritto di opposizione per motivi connessi alla situazione particolare dell’interessato.
11. Trasferimenti internazionali
I dati personali possono essere trattati nel Regno Unito, nello Spazio Economico Europeo e in altri Paesi in cui noi o i nostri fornitori di servizi operiamo.
Quando i dati personali sono trasferiti fuori dal Regno Unito, dallo Spazio Economico Europeo o dal Paese di residenza della persona interessata, ci assicuriamo che sia presente un meccanismo di trasferimento appropriato ove richiesto.
Tali meccanismi possono includere regolamenti o decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, il UK International Data Transfer Agreement o Addendum, o un’altra garanzia lecita riconosciuta dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.
12. Per quanto tempo conserviamo i dati personali
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, incluso fornire i nostri servizi, gestire la nostra attività, rispettare obblighi legali, risolvere controversie e dimostrare la conformità.
Le richieste di contatto e i dati dei prospect possono generalmente essere conservati fino a tre anni dopo l’ultima interazione significativa, salvo che un periodo più lungo sia giustificato da un rapporto in corso, un requisito legale o una controversia.
I registri relativi a clienti, contratti, fatturazione e contabilità possono essere conservati per la durata del rapporto commerciale e fino a undici anni dall’emissione del documento, così da coprire dieci anni dalla chiusura dell’esercizio interessato, o per qualsiasi periodo più lungo richiesto dalla legge applicabile.
I log tecnici sono generalmente conservati per un periodo limitato, di norma tra sei e dodici mesi, salvo che una conservazione più lunga sia necessaria per sicurezza, prevenzione delle frodi, indagini o finalità legali.
I backup dell’hosting e dei database sono gestiti secondo un ciclo continuo che non supera i trenta giorni.
I registri di disiscrizione, opposizione e STOP SMS possono essere conservati per tutto il tempo necessario a garantire che la persona non venga nuovamente contattata in violazione della sua richiesta.
Le prove del consenso e i relativi registri di conformità possono essere conservati per la durata del trattamento interessato e fino a cinque anni dopo la fine di tale trattamento, quando necessario per dimostrare la conformità, gestire reclami o difendere diritti in sede legale.
Le liste di esclusione del cliente seguono i termini specifici della sezione 7B: dodici mesi dall’ultimo aggiornamento del contenuto; conservazione delle versioni necessarie alle campagne programmate fino a trenta giorni dalla loro chiusura o cancellazione; rilascio dei riferimenti delle bozze dopo trenta giorni di inattività. I termini generali dei fascicoli clienti o delle prove di conformità non prolungano la conservazione di questi hash.
Le versioni linguistiche conservate per l’assistenza interna seguono i periodi applicabili ai contenuti cui si riferiscono. Sono eliminate durante le operazioni di pulizia successive alla cancellazione o alla scadenza di tali contenuti, senza prolungarne la conservazione. Le cache temporanee di traduzione scadono dopo trenta giorni.
13. I tuoi diritti
A seconda della legge applicabile e delle circostanze, le persone possono avere il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali, chiedere la rettifica di dati inesatti, richiedere la cancellazione, richiedere la limitazione del trattamento, opporsi al trattamento, richiedere la portabilità dei dati o revocare il consenso quando il trattamento si basa sul consenso.
Tali diritti non sono assoluti e possono essere soggetti a condizioni, limitazioni o eccezioni previste dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Ad esempio, potremmo dover conservare alcune informazioni per rispettare obblighi legali, mantenere liste di soppressione, dimostrare il consenso o difendere diritti in sede legale.
Per esercitare un diritto in materia di privacy, le persone possono utilizzare il nostro modulo per l’esercizio dei diritti. Potremmo dover verificare l’identità della persona che presenta la richiesta prima di rispondere.
14. Disiscrizioni, preferenze di tracciamento e richieste STOP SMS
Le persone che ricevono una campagna email instradata da noi possono utilizzare il link di disiscrizione incluso nel messaggio, ove disponibile, oppure contattarci per richiedere la rimozione da future campagne marketing.
Le persone possono inoltre utilizzare il link «Disattiva il tracciamento» per opporsi all’uso marketing delle aperture future senza disiscriversi. Il segnale strettamente tecnico necessario a misurare la deliverability può essere conservato; i clic continuano a essere misurati. Questa preferenza viene registrata affinché sia rispettata nel tempo.
Le persone che ricevono una campagna SMS possono seguire le istruzioni STOP fornite nel messaggio, ove disponibili. Trattiamo le richieste STOP SMS e applichiamo misure di soppressione per impedire futuri messaggi marketing ove richiesto.
I registri di soppressione sono mantenuti per garantire che le richieste di disiscrizione, opposizione e STOP siano rispettate nel tempo.
15. Sicurezza
Implementiamo misure tecniche e organizzative appropriate progettate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, trattamenti illeciti, perdita accidentale, distruzione o danno.
Tali misure possono includere controlli di accesso, obblighi di riservatezza, hosting sicuro, cifratura o pseudonimizzazione ove appropriato, monitoraggio, backup, due diligence sui fornitori e procedure interne volte a ridurre i rischi per la privacy e la sicurezza.
Nessun sistema può essere garantito come completamente sicuro. Tuttavia, lavoriamo per mantenere un livello di sicurezza adeguato alla natura dei dati personali trattati e ai rischi coinvolti.
16. Reclami
Le persone possono utilizzare la nostra pagina per l’esercizio dei diritti se hanno domande o dubbi su come trattiamo i dati personali.
Le persone hanno inoltre il diritto di presentare un reclamo presso l’Information Commissioner’s Office del Regno Unito, o presso la propria autorità locale per la protezione dei dati ove applicabile.
Invitiamo le persone a contattarci prima, in modo da poter esaminare e affrontare il problema ove possibile.
17. Lingua di riferimento
La presente Informativa sulla privacy può essere resa disponibile in più lingue per facilitarne la comprensione da parte di persone situate in Paesi diversi.
In caso di divergenza, contraddizione o difficoltà di interpretazione tra le diverse versioni linguistiche della presente Informativa sulla privacy, prevale la versione inglese.
18. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy
Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy di volta in volta per riflettere modifiche ai nostri servizi, alle nostre attività di trattamento, ai requisiti legali o alle pratiche operative.
La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina. Quando le modifiche sono sostanziali, potremo adottare misure aggiuntive per informare le persone interessate ove richiesto dalla legge applicabile.
19. Contatto
Per qualsiasi domanda sulla presente Informativa sulla privacy, sul nostro trattamento dei dati personali, sulle richieste di disiscrizione, sulle richieste STOP SMS, sui reclami o sull’esercizio dei diritti privacy, le persone possono utilizzare il nostro modulo per l’esercizio dei diritti.
Contattaci per questioni privacy